Văn phòng công chứng được phép có tất cả bao nhiêu con dấu?
Với sự ra đời của Luật Doanh nghiệp năm 2020 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2021), nhiều ý kiến lo ngại về việc các văn phòng công chứng sẽ có nhiều hơn 01 con dấu, từ đó phát sinh tình trạng công chứng “lưu động” khó kiểm soát, quản lý, và thực tế tại một số địa phương cũng đã có tình trạng này. Tuy nhiên, căn cứ để cấp cho văn phòng công chứng nhiều hơn một con dấu theo quy định của Luật Doanh nghiệp có thật sự đảm bảo về cơ sở pháp lý?
1. Quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020
Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định dấu của doanh nghiệp: “1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật”.
Như vậy, doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp. Nói cách khác, doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu.
Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là văn phòng công chứng có hoạt động theo Luật doanh nghiệp không?
Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về phạm vi, đối tượng áp dụng tại Điều 1, Điều 2: Luật này quy định về việc thành lập, tổ chức quản lý, tổ chức lại, giải thể và hoạt động có liên quan của doanh nghiệp, bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân; quy định về nhóm công ty. Đối tượng áp dụng là doanh nghiệp; cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc thành lập, tổ chức quản lý, tổ chức lại, giải thể và hoạt động có liên quan của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, tại Điều 3 của Luật Doanh nghiệp nêu rõ việc áp dụng Luật Doanh nghiệp và luật khác. Theo đó, trường hợp luật khác có quy định đặc thù về việc thành lập, tổ chức quản lý, tổ chức lại, giải thể và hoạt động có liên quan của doanh nghiệp thì áp dụng quy định của luật đó.
Văn phòng công chứng Bùi Ngọc Long
2. Quy định của Luật Công chứng năm 2014
Luật Công chứng năm 2014 quy định phạm vi điều chỉnh (Điều 1): “Luật này quy định về công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, việc hành nghề công chứng, thủ tục công chứng và quản lý nhà nước về công chứng”.
Về văn phòng công chứng (Điều 22 Luật Công chứng năm 2014): “1. Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này (Luật Công chứng) và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn. 2. Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên. 3. Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc. 4. Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định. Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác. 5. Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu”.
Như vậy, cần xác định rõ, văn phòng công chứng tổ chức và hoạt động theo Luật Công chứng. Văn phòng công chứng chỉ áp dụng Luật Doanh nghiệp đối với mô hình tổ chức công ty hợp danh. Hơn nữa, cần nhấn mạnh lại chức năng xã hội của công chứng viên, đó là cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế – xã hội (Điều 3 Luật Công chứng năm 2014).
Từ các quy định trên cho thấy, văn phòng công chứng không áp dụng quy định về con dấu trong Luật Doanh nghiệp. Nghĩa là, văn phòng công chứng không thể có nhiều con dấu theo tinh thần của Luật này.
3. Văn phòng công chứng chỉ được sử dụng một con dấu, trừ trường hợp cần thiết
Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu quy định về phạm vi điều chỉnh tại Điều 1 như sau:
“1. Nghị định này quy định về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và chức danh nhà nước.
2. Nghị định này không điều chỉnh đối với:
a) Quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp và Luật đầu tư;
b) Dấu tiêu đề; dấu ngày, tháng, năm; dấu tiếp nhận công văn; dấu chữ ký”.
Trong đó, tổ chức kinh tế quy định tại khoản 14 Điều 3 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP là doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo các luật: Công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán, hợp tác xã.
Theo quy định trên, văn phòng công chứng thuộc đối tượng điều chỉnh của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP. Như vậy, việc sử dụng con dấu theo quy định tại Điều 5 của Nghị định. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây: cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền; cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.
Như vậy, về nguyên tắc, văn phòng công chứng chỉ được sử dụng một con dấu. Trong trường hợp cần thiết mới được cho phép sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp.
